Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeente. De externe accountant geeft een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel is. In het onderdeel jaarrekening van deze programmarekening is de rechtmatigheidsverantwoording over 2024 opgenomen. Onderstaand betreft de toelichting hierop.
Wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomen
Het college geeft in de rechtmatigheidsverantwoording aan in hoeverre de in de jaarrekening 2024 verantwoorden baten en lasten alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met de bepalingen zoals vermeld in het normenkader 2024 waarin de relevante wet- en regelgeving zijn opgenomen. Dit normenkader is door de raad vastgesteld op 9 januari 2025. Er is sprake van een rechtmatigheidsfout wanneer de geldende wet- en regelgeving niet is nageleefd. Van een onduidelijkheid is sprake indien het college (nog) niet kan aangeven of sprake is van een fout of niet.
In de verordening financiële sturing, verantwoording en controle Almere 2023 zijn de uitgangspunten voor het financieel beleid, het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie opgenomen. Deze verordening is op 15 februari 2024 door de raad vastgesteld en is ook van toepassing voor boekjaar 2024. De raad heeft de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld op 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. Deze bedraagt daarmee voor boekjaar 2024 € 13,8 miljoen. De rapporteringstolerantie voor het toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden is door de raad vastgesteld op € 500.000.
Binnen de gemeente worden interne controles uitgevoerd op de belangrijkste financiële processen om tot een adequate rechtmatigheidsverantwoording te komen. De diepgang van deze controles is afgestemd met de externe accountant.
In deze paragraaf wordt een toelichting gegeven over de oorzaken van de geconstateerde onrechtmatigheden. De toelichting bestaat uit een beschrijving van de geconstateerde afwijkingen, een toelichting op het ontstaan van de afwijkingen en de beheersmaatregelen die het college treft om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen. Deze toelichting wordt gegeven voor de drie rechtmatigheidscriteria waar de rechtmatigheidsverantwoording, volgens de kadernota Rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV, betrekking op heeft. Dit zijn het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het M&O-criterium.
Toelichting op geconstateerde afwijkingen ten aanzien van de rechtmatigheid
Begrotingscriterium
Er is sprake van begrotingsonrechtmatigheid als de raad niet tijdig is geïnformeerd over een begrotingsafwijking. De raad heeft in de verordening financiële sturing, verantwoording en controle Almere 2023 duiding gegeven aan het begrip tijdig.
In de bijlage begrotingsonrechtmatigheid is een nadere toelichting gegeven op de begrotingsonrechtmatigheid in 2024. Voor een bedrag van € 51,2 miljoen gaat het om een overschrijding van de lasten ten opzichte van de begroting en voor een bedrag van € 1 miljoen is dit een overschrijding van de investeringskredieten.
De overschrijding van de begroting zijn onrechtmatigheden die acceptabel zijn omdat deze passen binnen de spelregels van de raad. Dit houdt in dat tegenover deze hogere lasten hogere baten zijn gerealiseerd en/of dat de overschrijding past binnen het beleid van de gemeente. De overschrijding van de investeringskredieten zijn geen acceptabele onrechtmatigheden.
Voorwaardencriterium
Voor een bedrag van € 30,9 miljoen is vastgesteld dat bestedingen niet rechtmatig zijn. De totale inkoopbestedingen over 2024 bedragen circa € 528 miljoen. De onrechtmatigheid wordt met name veroorzaakt door twee dossiers waarvoor de Europese aanbestedingsgrens, voor doorlopende contracten uit eerdere jaren, is overschreden. De raad is over beide opdrachten actief geïnformeerd via een raadsbrief. De eerste opdracht heeft betrekking op bestedingen ten aanzien van de opvang van Oekraïense ontheemden (€ 16,8 miljoen). De raad is door een raadsbrief geïnformeerd over een overschrijding van € 10,8 miljoen, achteraf blijkt de daadwerkelijke overschrijding hoger. Dit komt enerzijds door hogere bestedingen en anderzijds doordat nog een besteding van € 3,6 miljoen uit aanvullende contracten onrechtmatig is. Deze bestedingen waren ondergebracht binnen een ander bestaand contract voor gelijksoortige diensten. Dit had achteraf gezien volgens de Europese aanbestedingsregels niet gemogen. De tweede opdracht heeft betrekking op bestedingen voor de ICT- broker (€ 10,1 miljoen). De overige onrechtmatigheden zijn lager dan voorgaande jaren en bedragen in 2024 € 4 miljoen en worden veroorzaakt doordat enkele kleine opdrachten niet voldoen aan de Europese aanbestedingsregels. Hierbij worden opdrachten verlengd terwijl dit contractueel niet is afgesproken of de maximale waarde van een raamovereenkomst wordt overschreden. Ook worden bestedingen (meerwerk) van lopende overheidsopdrachten overschreden terwijl dit volgens de contracten niet is toegestaan.
De beheersmaatregelen die zijn genomen:
- Het uitgangspunt is dat Europees aanbesteed wordt. Van diverse onrechtmatige bestedingen hebben inmiddels aanbestedingen plaatsgevonden en zijn nieuwe contracten afgesloten. Dit geldt onder meer voor het contract met de ICT-broker en diverse contracten ten aanzien van de opvang van Oekraïense ontheemden. Enkele contracten zijn ingegaan in de loop van 2025 waardoor wij ook onrechtmatigheden zullen verantwoorden in de rechtmatigheids-verantwoording van 2025. Van de resterende opdrachten bekijken wij of deze opdrachten alsnog aanbesteed kunnen worden. Doordat gemeente Almere grote, complexe en diverse aanbestedingen kent, zal de onrechtmatigheid niet snel nihil worden, ondanks de aanwezige beheersmaatregelen.
- Zoals vorig jaar aangegeven, is gewerkt aan een nieuw inkoopbeleid dat is ingegaan vanaf 1 januari 2025. In dit beleid is extra aandacht voor het beheersen van de risico’s van het onrechtmatig aanbesteden. Gedurende 2025 wordt dit beleid verder geïmplementeerd en leidt dit tot diverse concrete beheersmaatregelen, zoals:
- Het verstevigen en concentreren van de inkoopfunctie bij één afdeling, onder aansturing van een ervaren (team)manager Inkoop & Subsidie. Daarnaast wordt de rol van Leadbuyer (die we als gemeente in onze mandaatregeling hebben opgenomen) nader uitgewerkt. Deze rol geeft meer mandaat en sturing op de diverse inkopen.
- Het bundelen van gelijksoortige inkopen in inkooppakketten waardoor een betere afstemming met de markt plaatsvindt en er efficiënter kan worden ingekocht op de te realiseren strategische doelen.
- Het intensiveren van de samenwerking tussen inkoop, contract- en leveranciersmanagement (CLM), contractbeheer en de diverse (beleid)medewerkers vanuit de afdelingen in Multi Functionele Teams. Hierbij wordt nauw en intensief samengewerkt om op basis van de aanbestedingskalender de diverse aanbestedingen voor te bereiden en de contracten effectief te beheren en uit te nutten
- Gemeentebreed toewerken naar één uniform/integraal inkoop/CLM/CB systeem. Daarmee wordt de keten van het totale Inkoopproces ondersteund en kunnen we ook beter gebruik maken van de slagkracht van onze organisatie op het gebied van Inkoop en CLM.
- Vergroten van de bewustwording in de organisatie op het gebied van inkoop door het gericht opleiden van betrokken medewerkers.
Misbruik en oneigenlijk gebruik
Binnen de gemeente wordt gewerkt aan een eenduidig M&O-beleid. Hierin worden de beheersmaatregelen van alle afdelingen binnen de gemeente opgenomen waardoor de gemeente het misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving voorkomt. Op basis van de huidige werkende processen binnen de gemeente hebben wij geen bevindingen ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik.
Voor de participatiewet worden op grond van ons beleid en interne proces onderzoeken uitgevoerd als er signalen zijn van misbruik en oneigenlijk gebruik. In 2024 is op basis hiervan een bedrag van € 431.000 teruggevorderd. Hoewel deze terugvorderingen naadloos aansluiten op ons beleid, reguliere proces en werkwijze, verplicht de kadernota Rechtmatigheid 2024 dat gemeenten dit bedrag alsnog moeten vermelden in deze paragraaf bedrijfsvoering.
Veelvuldig niet naleven van de normen uit de gids proportionaliteit of het slecht documenteren/motiveren van deze afwijkingen
De Gids Proportionaliteit bevat voorschriften en adviezen over de invulling van het begrip proportionaliteit in het inkoopproces. Het gaat hier bijvoorbeeld om de keuze van de aanbestedingsprocedure, de omvang van de opdracht, geschiktheidscriteria, gunningscriteria en contractvoorwaarden. Gemeente Almere heeft dit geregeld in het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Wij hebben net als vorig jaar geconstateerd dat met betrekking tot het meervoudig onderhands aanbesteden in enkele gevallen wordt afgeweken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Almere. Hierbij worden opdrachten enkelvoudig onderhands aanbesteed zonder de afdeling inkoop te raadplegen en hiervoor toestemming te vragen. De gids proportionaliteit wordt op dit aspect nog niet nageleefd. Gedurende 2024 is het inkoop- en aanbestedingsbeleid herzien en per 1 januari 2025 geldt het nieuwe inkoopbeleid. De aangepaste beheersmaatregelen worden vanaf 2025 opgenomen binnen de interne processen.
Niet-financiële onrechtmatigheden in Wet FIDO en bijbehorende regelingen
Er is geen niet-financiële onrechtmatigheid op basis van de wet FIDO.