Bedrijfsvoering

Almere wil een betrouwbare en geloofwaardige gemeente zijn voor burgers, medewerkers, ondernemers, partners en opdrachtgevers. Daarom geven wij blijvend aandacht aan fraude en fraudepreventie. Vele definities van fraude zijn bekend, maar binnen de gemeente Almere gebruiken wij de volgende omschrijving:
‘Fraude is iedere opzettelijke handeling – of het nalaten te handelen – met de bedoeling een ander te misleiden, met als gevolg dat die ander schade leidt en/of de fraudeur een voordeel heeft’.
Fraude is bij de gemeente Almere een verzamelnaam voor meerdere gerelateerde begrippen zoals niet-integer gedrag (integriteit), misbruik- en oneigenlijk gebruik, corruptie en criminaliteit.

We hebben verschillende codes en regelingen om fraude te voorkomen en integer gedrag te stimuleren

We hebben gedragscodes, integriteitscodes en regelingen ontwikkeld om fraude te voorkomen en integer gedrag te stimuleren. De gemeente kende al enkele jaren een vertrouwenspersoon integriteit. Gedurende 2024 is het team van vertrouwenspersonen uitgebreid en zijn het meldpunt ‘integriteit en ongewenst gedrag’ en de ‘interne meldingscommissie’ van start gegaan. De vertrouwenspersonen zijn onder andere verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarverslag integriteit welke separaat aan de raad wordt aangeboden en wordt besproken tijdens de politieke markt. Het jaarverslag bevat informatie over het aantal meldingen en de aard hiervan en beschrijft het beleid. Het meldpunt ‘integriteit en ongewenst gedrag’ werkt onafhankelijk en is voor alle medewerkers van de gemeente Almere beschikbaar voor vragen en meldingen over ongewenst gedrag of integriteitskwesties. De interne meldingscommissie heeft als taak een formele melding over ongewenst gedrag te (laten) onderzoeken en daarover advies uit te brengen aan de gemeentesecretaris.
Andere belangrijke instrumenten die helpen bij het versterken van het integriteitsbewustzijn, zijn e-learnings en leiderschapstrainingen (via de Almere Academy), het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en het afleggen van de ambtseed. Hier was ook in 2024 veel aandacht voor. Daarnaast bezoekt een vertrouwenspersoon integriteit regelmatig het management. Dit wordt gedaan om te vertellen over integriteit, maar ook om te horen of zich signalen van fraude of integriteitsschendingen hebben voorgedaan. Meldingen van fraude, misbruik- en oneigenlijk gebruik of niet integer handelen kunnen via meerdere kanalen worden gemeld, bijvoorbeeld via de concerncontroller of rechtstreeks bij de vertrouwenspersonen of het meldpunt integriteit en ongewenst gedrag.

Frauderisicobeheersing en -preventie zijn onderdeel van ons integrale risicomanagement

De analyse van frauderisico’s inclusief de beheersing en preventie ervan staan niet op zichzelf, maar is in onze visie een onderdeel van integraal risicomanagement. Om deze reden zijn frauderisico’s verankerd in de kadernota ‘risicomanagement en weerstandsvermogen’. Hierdoor is het onderdeel van het reguliere planning en control proces. In 2024 zijn wij gestart met het actualiseren van deze kadernota. Deze zal in 2025 aan de raad worden aangeboden.
Naast deze beleidsmatige kant kennen we een frauderisicoanalyse. In deze analyse worden risico’s vanuit de bekende fraudedriehoek uiteengezet. Het gaat daarbij om de perspectieven ‘druk, gelegenheid en rationalisatie’. De frauderisicoanalyse bestaat al meerdere jaren en wordt regelmatig door de risicomanager geactualiseerd. De processen die het meest gevoelig zijn voor frauderisico’s zijn: inkopen, aanbestedingen en processen in het sociaal domein.
Een frauderisicoanalyse alleen is onvoldoende. Daarom wordt de frauderisicoanalyse actief betrokken (en getoetst) door de verbijzonderde interne controle. Dit doen we voor de materiële financiële kritieke processen. Bij deze toets worden afdelingen en medewerkers bevraagd en worden beheersmaatregelen op robuustheid getoetst. Daarnaast is in beeld gebracht welke afdelingen een relatief hoog frauderisico hebben. Het management en de betrokken afdelingen worden nadrukkelijk uitgedaagd om na te denken over potentiële frauderisico’s, maar ook over passende beheersmaatregelen. De risicomanager heeft hierbij een kaderstellende en faciliterende rol.  

Centrale coördinatie van fraudebeheersing en integriteit

De coördinatie van fraudebeheersing en integriteit (en aanverwante begrippen) is vooral centraal georganiseerd. Dit neemt niet weg dat de verantwoordelijkheid voor het beheersen van frauderisico’s uiteindelijk thuishoort bij de eigenaar van de processen. Dit is vaak het management van een afdeling. Zij worden in die verantwoordelijkheid ondersteund door de staf, zoals door de vertrouwenspersoon, de compliance officer, de verbijzonderde interne controle, de risicomanager en de concerncontroller.
Voor het misbruik- en oneigenlijk gebruik is nog geen centraal vastgesteld beleid. Dit is geen wettelijke verplichting. De maatregelen voor misbruik en oneigenlijk gebruik zijn op dit moment geborgd in de gemeentelijke processen. We zijn als gemeente wel bezig met het opstellen van een overkoepelend beleid. Dit beleid zal in 2025 worden afgerond en aan het college worden voorgelegd.

Samenvattend

Het samenspel van harde en zachte beheersmaatregelen zorgen ervoor dat de voedingsbodem voor fraude in sterke mate wordt beperkt. Dat neemt niet weg dat wij als gemeente scherp moeten zijn op fraude- of gelijksoortige signalen. Voor het boekjaar 2024 is ons geen fraude bekend met materiële impact en waarvoor geen passende maatregelen getroffen zijn. Voor de integriteitsschendingen wordt verwezen naar de jaarverslagen integriteit.