We zijn doorgegaan met de verbetering van ons informatie- en archiefbeheer
In 2024 is de gemeente doorgegaan met het zetten van stappen om de ontwikkeling en kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer te verbeteren. Een archief en het juist archiveren (bewaren of vernietigen) is belangrijk. Niet alleen voor onszelf, maar ook omdat de wet het ons verplicht.
In 2024 is een toetsingskader voor het kwaliteitssysteem informatiebeheer uitgewerkt. Met als doel dat het in 2025 in werking kan treden. Het toetsingskader is een hulpmiddel om inzicht te krijgen of de informatiebeheerprocessen voldoende zijn ingericht. Hierbij wordt onder andere gekeken of de informatie vindbaar, betrouwbaar, beschikbaar en volledig is. Een belangrijk informatiebeheerproces is het tijdig vernietigen van informatie conform wet- en regelgeving. Er is voor digitale vernietiging een grote stap gezet om de richtlijn digitale vernietiging ter uitvoering te brengen bij het uitfaseren van een belangrijke vakapplicatie, waarbij de theorie wordt getoetst in de praktijk. Deze kan hierdoor in de toekomst worden verfijnd. Hoewel dit een goede stap is, betreft het hier één van de vele vakapplicaties binnen de gemeente. Van deze applicaties dient de aanwezige informatie ook gewaardeerd en geselecteerd te worden. Met uiteindelijk overbrenging of vernietiging als sluitstuk van de informatiebeheerprocessen.
Integrale verbeterplannen
De integrale verbeterplannen opgesteld door informatiebeheer, informatiebescherming en privacybescherming (3B’s) voor interne afdelingen zijn grotendeels gedurende het jaar tot stand gekomen. De hierin benoemde activiteiten zijn vaak langdurig van aard, maar geven een houvast om met informatiebeheer aan de slag te kunnen. De 3B’s voeren gezamenlijk gesprekken met de afdelingen om de plannen te bespreken en hen hierover passend te kunnen adviseren. Wegens de raakvlakken bij informatiebeheer, beveiliging en privacy kunnen we op deze manier efficiënter aan de slag met deze onderwerpen.
De informatiebeheerketen is het afgelopen jaar verder doorontwikkeld.
De interne samenwerking is beter afgestemd. Ook het betrekken van informatiebeheer bij en in projecten gebeurt steeds vaker. Hierdoor wordt stukje bij beetje vormgegeven aan archiving by design; dat wil zeggen dat maatregelen voor duurzame toegankelijkheid en gecontroleerde vernietiging van gemeentelijke informatie vooraf worden meegenomen bij aanschaf van applicaties en ontwerp van processen.
Vernieuwing collectiebeheersysteem Stadsarchief
In 2024 heeft een aanbesteding voor een nieuw collectiebeheersysteem voor Stadsarchief Almere plaatsgevonden. Met het nieuwe systeem wil Stadsarchief gebruik maken van de functionaliteiten om zaken als digitale dienstverlening verder te ontwikkelen. Het e-depot is daarbij een belangrijk onderdeel. In 2025 zal een koppeling van het nieuwe CBS met het e-depot worden gerealiseerd. Hiermee worden digitale overbrengingen naar het Stadsarchief mogelijk. Dit zorgt voor openbare toegang tot de informatie die door Stadsarchief wordt beheerd en toegankelijk gemaakt.
Aandacht en bewustwording voor informatiebeheer
De aandacht en bewustwording voor informatiebeheer is vergroot. Dit zien we ook op landelijk niveau. Daardoor is er toenemende vraag naar ondersteuning en kennis op gebied van informatiebeheer. Niet alleen intern, maar ook bij andere gemeenten en het Rijk. Dit zorgt in het algemeen voor druk op de beschikbare capaciteit en vakspecialisten. Prioritering op de werkzaamheden en gefundeerde keuzes maken op wat wel en niet kan is hiervan het gevolg.